| 한스경제=김종효 기자 | 문서중앙화 솔루션 전문 기업 엠클라우독은 문서중앙화 솔루션 ‘클라우독(Cloudoc)’을 통해 공공기관 및 교육 행정 분야 업무 생산성 혁신에 앞장서고 있다고 13일 밝혔다.
실제 최근 한 지방 교육청에서는 행정 문서 관리 방식을 근본적으로 개선하기 위해 문서중앙화 시범 운영에 돌입하는 등 교육 현장의 고질적인 자료 관리 문제를 시스템으로 해결하려는 움직임이 본격화되고 있다.
그동안 공공 및 행정 분야에서는 담당자별로 자료를 개별 보관해 필요한 파일을 찾는 데 시간이 오래 걸리거나 인사이동 시 업무 자료가 유실돼 행정 효율이 저하되는 등의 어려움을 겪어왔다. 문서중앙화는 이런 기존 방식 한계를 극복하고 행정 시스템의 생산성을 극대화하는 데에 초점을 맞추고 있다.
문서중앙화 도입 시 가장 먼저 체감되는 변화는 ‘업무 속도’다. 모든 문서가 표준화된 체계에 따라 중앙 서버에 저장되기 때문에 담당자가 일일이 공유를 요청하거나 과거 이메일을 뒤질 필요가 없다. 문서 조회와 취합에 소모되던 행정력을 대폭 절감하고 본연의 교육 행정 업무에 집중할 수 있게 한다.
정기 인사이동과 보직 순환이 잦은 공공기관의 특성에 맞춰 ‘행정 연속성’도 강화했다. 담당자가 바뀌어도 모든 업무 기록과 최종본 문서가 서버에 고스란히 남아 있어 별도의 자료 인계나 정리 과정 없이도 신임 담당자가 즉시 업무의 맥락을 파악하고 투입될 수 있다. 이는 인수인계 과정에서 발생하는 자료 유출 위험을 방지하고 행정 서비스의 공백을 없애는 핵심 동력이 된다.
문서중앙화 솔루션 클라우독은 보안성 측면에서도 탁월하다. 외부 해킹이나 랜섬웨어로부터 문서를 안전하게 보호함은 물론 문서의 생성부터 수정, 폐기까지 전 과정을 투명하게 기록한다. 이를 통해 실무자는 항상 최신화된 문서를 바탕으로 협업해 업무를 수행할 수 있다.
엠클라우독 관계자는 “이미 중앙부처 및 전국 지자체, 교육청 등 다수의 공공 레퍼런스를 통해 문서중앙화 클라우독의 안정성과 효율성을 충분히 검증받았다”며 “앞으로도 공공 분야의 디지털 전환(DX)을 선도해 데이터 활용은 더 쉽고 안전하게 하면서 각자의 전문 역량을 발휘하는 데만 전념할 수 있도록 적극 지원하겠다”고 강조했다.
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