연말에 잘못 긁었다간 ‘세금폭탄’…경비 처리 함정 5가지[세상만사]

이데일리는 한국세무사회와 함께 국민들의 세금 상식을 넓히기 위한 기획 시리즈를 연재합니다. ‘세금 상식, 만가지 사연’을 다룰 <세상만사> 에서는 현직 세무사들이 직접 접한 실제 사례를 통해 절세 비법을 전수합니다.

기사의 이해를 돕기 위한 이미지(사진=챗GPT)

[최희유 청아세무회계 대표 세무사]며칠 전 의류 쇼핑몰을 운영하는 B 사장님에게서 전화가 왔다. 생각보다 사업이 잘 돼 매출이 많이 늘었는데 걱정거리가 생겼다고 했다. 이유는 하나다. 내년 5월 날아올 종합소득세 고지서다.

“세금이 꽤 많이 나올 것 같아서요. 회사 물품을 사서 세금을 줄이려고 하는데, 지금 구입하는 것들, 비용 처리 되는 거 맞죠?”

해마다 이맘때면 반복되는 장면이다. 한 해 동안 번 돈을 정산하는 12월, 이 시기면 비슷한 문의가 이어진다. 이미 쓴 돈은 얼마나 되는지, 지금이라도 더 써야 하는 건 아닌지, 연말이 가까워질수록 개인사업자들의 관심은 ‘경비’에 쏠린다.

그 마음, 이해 못 할 바 아니다. 문제는 경비를 ‘많이 쓰면 된다’고 생각하는 순간부터 시작된다. 세금을 줄이려다 오히려 가산세를 얹어 내는 ‘세금 폭탄’을 맞는 경우도 적지 않다.

원칙은 늘 같다.

‘사업과 관련이 있는가’, 그리고 ‘증빙이 있는가’이다.

그런데 이 단순한 원칙 앞에서 늘 헷갈리는 항목들이 있다. 현장에서 가장 많이 받는 질문을 기준으로, 이른바 ‘애매한 경비 5계명’을 짚어본다.

◇ ① “제 명의 휴대폰인데, 비용 처리 되나요?”

“개인사업자라 제 폰으로 거래처 전화 다 받는데요.”

결론부터 말하면 가능하다. 전화, 문자, 메신저, 앱까지 업무에 휴대폰이 빠질 수 없는 시대다. 업무용 사용한 사실만 명확하다면 통신비는 충분히 경비로 인정된다.

다만 문제가 되는 경우도 있다. 집에서 쓰는 인터넷 요금, 가족 명의 휴대폰 요금, 업무와 무관한 콘텐츠 이용료까지 한꺼번에 묶어 처리하는 경우다. 세무조사에서 가장 먼저 지적받는 지점이기도 하다.

실무에서는 휴대폰을 두 대로 나누거나, 하나의 번호를 쓰더라도 업무 사용 비중을 정해두는 방식이 일반적이다. 예를 들어 전체 통신비의 50% 또는 70%만 경비로 반영하는 식이다.

“거의 다 업무용 전화”라는 설명보다는, 거래처 통화 비중이 얼마나 되는지, 업무 시간대 사용이 어느 정도인지 등을 기준으로 비중을 정해두는 편이 낫다.

명확한 기준 없이 통신비 전액을 경비로 처리하는 것보다, 일부만 반영하더라도 설명 가능한 구조가 세무상 리스크를 줄여준다.

◇ ② “제 차로 미팅 다니는데, 기름값은요?”

“업무용 차량은 없고 제 차로 거래처 미팅 다닙니다.”

프리랜서와 1인 사업자들이 가장 많이 묻는 질문이다. 자가용이라도 업무에 사용했다면 기름값, 수리비, 보험료, 자동차세까지 경비 처리가 가능하다. 문제는 ‘얼마까지’ 인정받느냐다.

여기서 등장하는 것이 운행일지다. 운행일지 없이는 감가상각비와 유지비를 합쳐 연 1500만원까지 비용으로 인정받을 수 있다. 반대로 운행일지를 기록하면 1500만원을 초과하는 금액도 비용으로 처리가 가능하다.

“귀찮아서 안 썼다”는 말은 세무서 직원 앞에서 해봐야 소용 없는 얘기다. 몇 줄 적은 기록이 수백만원의 세금을 줄일 수 있다.

◇ ③ “업무용으로 아이패드 하나 샀습니다”

디자인 작업하려고 아이패드 샀는데 비용 처리 되죠?”

된다. 업무용 컴퓨터와 휴대폰은 금액과 관계없이 경비 처리가 가능하다. 고가의 모델을 구매하더라도, 사업에 사용하는 경우에는 소모품으로 분류돼 비용으로 인정받을 수 있다.

다만 모든 자산이 이렇게 처리되는 것은 아니다. 세법은 자산의 성격과 금액에 따라 처리 방식을 다르게 본다. 업무용 컴퓨터·휴대폰에 해당하지 않는 비품이나 장비는 100만 원을 기준으로 소모품인지, 감가상각 대상 자산인지가 갈린다.

100만 원 이하라면 소모품비로 처리돼 구매한 해에 전액 비용으로 인정되지만, 100만 원을 초과하면 자산으로 분류돼 여러 해에 걸쳐 나눠 비용 처리된다. 모든 자산이 ‘쓴 만큼 바로 경비’로 인정되는 것은 아니라는 점을 함께 기억할 필요가 있다.

◇ ④ “카페에서 거래처 미팅한 커피값은요?”

“사무실이 없어서 카페에서 미팅을 자주 합니다.”

거래처와의 미팅, 인터뷰, 상담을 위해 쓴 커피값이나 식사비는 접대비(업무추진비)로 처리할 수 있다. 연간 기본 한도는 3600만원이다.

문제는 ‘누구와 먹고, 마셨느냐’다. 거래처와 마신 커피는 경비지만, 혼자 마신 커피는 아니다. 친구와 수다 떤 비용을 슬쩍 끼워 넣는 순간, 접대비 전체가 의심받을 수 있다.

영수증 하나에도 상대방과 목적이 중요하다.

◇ ⑤ “일 때문에 강의 결제한 건요?”

“마케팅 좀 배우려고 온라인 강의 결제했습니다.”

사업과 직접 관련된 교육이라면 교육훈련비로 인정된다. 직무 연관성이 핵심이다. 개발자의 코딩 강의, 쇼핑몰 운영자의 마케팅 교육은 문제 없다.

하지만 업종과 무관한 취미성 강의나 운동 수업은 다르다. 식당 사장님이 헬스 PT, 필라테스 수강을 했다면 세법상 ‘자기계발’이 아니라 ‘사적 소비’다.

배우는 내용보다 내 사업과의 연결 고리를 설명할 수 있어야 한다.

◇ “지금 사면 다 경비?” 12월의 가장 큰 착각

“그럼 12월 31일 전에 구입하면 올해 쓴 비용이죠?”

이 질문에 대한 답은 대부분 “아니오”다.

앞서 설명했듯이 100만 원을 초과하는 장비, 인테리어, 촬영 기기 등은 감가상각 대상이다. 12월 말에 300만 원을 결제해도 올해 비용으로 인정되는 금액은 극히 일부에 불과하다.

세금 줄이겠다고 열심히 카드를 긁었는데 정작 줄어든 세금은 얼마 안 되는 상황. 연말이면 반복되는 풍경이다.

12월은 돈을 쓰는 달이 아니라 정리하는 달이다.경비는 ‘많이’ 쓰는 것보다 ‘제대로’ 쓰는 게 중요하다.

카드부터 긁기 전에 세무사에게 건 한 통의 문의 전화가 수백만원의 세금을 아낄 수 있다.

◇ 12월 경비 처리 체크리스트

△ (휴대폰) 업무용 사용 입증 시 통신비 처리 OK.

△ (차량) 자가용도 업무 사용 시 경비 인정. 운행일지 쓰면 한도 UP.

△ (비품) 100만 원 이하는 즉시 비용, 초과는 5년간 나눠서 비용(감가상각).

△ (카페·식대) 거래처 미팅은 접대비(3600만 원 기본 한도)로 처리.

△ (교육) 직무와 연관된 강의, 세미나는 교육훈련비로 처리.

최희유 청아세무회계 대표 세무사, 한국세무사회 미디어 홍보위원 간사, 인천경제자유구역 홍보위원, 인천아트페어 자문위원, 유튜브 ‘최희유의 세금살롱’운영