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안녕하세요, 소미영어입니다. 오늘은 비즈니스 이메일을 작성할 때 흔히 할 수 있는 실수에 대해 작성해 보도록 하겠습니다.
1. 적절하지 않은 제목 쓰기
이메일 제목을 작성할 때에는 이메일 내용과 관련된 핵심 포인트를 써야 합니다. 때문에 제목에 무의미한 단어(Hey, Hello)나 광고처럼 보일 내용(50% Sale)을 넣으면 안 됩니다.
물론 어떠한 경우에는 “Hello”를 제목에 적기도 합니다. 하지만 이러한 경우, 하루에도 수많은 이메일을 받는 상대방은 메일의 내용을 파악하지 못하고 중요성이 낮다고 여겨 열람하지 않고 넘길 수 있습니다.
때문에, 앞으로 이메일 제목을 작성할 때에는 아래 글의 내용을 참고해서 이메일이 어떤 내용인지 파악할 수 있도록 쓰는 것이 좋겠습니다.
2. 하나의 메시지에 너무 많은 내용을 알리는 것
영어 이메일을 작성할 때에는 1개 이메일에 1개의 내용이 들어가야 합니다. 저도 처음에는 이 사실을 몰라서, 이메일 하나에 2개의 내용을 작성하곤 했습니다. 이러면 상대방에 따라 2가지 결과가 발생합니다.
- 1. 2가지 내용 중 1가지에 대해서만 답장을 합니다. 그러면 다른 1가지 내용에 대해서는 답장을 못 받고, 해당 내용에 관련해서는 누락이 됩니다.
- 2. 상대방이 알아서 이메일을 분리해서 답장합니다. 앞으로는 이렇게 이메일을 보내지 말고, 이메일 1개에서 1개의 주제에 대해서만 작성해 달라는 의미겠죠.
하물며 여러 개의 내용을 담아 하나의 이메일을 길게 작성한다면? 절대로 안 됩니다!
이런 이메일을 받으면 정말 짜증 나겠죠? 상대방은 100% 답장 안 할 겁니다.
3. 확실하지 않은 표현 사용
비즈니스 이메일을 작성할 때에는 상대방이 정확히 이해할 수 있는 표현을 사용해야 합니다. 만약 오해의 소지가 있는 표현을 사용하게 되면 시간과 에너지를 낭비할 뿐 아니라, 일 처리 자체가 잘못될 수 있습니다.
4. 첨부 파일에 대한 설명을 하지 않음
이메일에 파일을 첨부하게 되면 보통 2가지 표현을 통해 첨부했음을 알립니다.
- - I attached the file. (파일을 첨부했습니다.)
- - I attached the file to this email. (나는 이 이메일에 파일을 첨부했습니다.)
이렇게 해야 하는 이유는 크게 두 가지입니다.
1) 놓칠 수 있어서
만약에 이메일이 파일에 첨부가 되어있다는 언급이 없다면, 그 사실을 몰라 파일을 확인하지 못할 수 있습니다.
2) 나중에 찾기 어려울 수 있어서
상대방은 받는 이메일이 많습니다. 나중에 파일이 첨부된 주요 이메일을 다시 찾기 위해서는 ‘attached’라는 단어로 검색하게 됩니다. 검색에 쉽게 걸릴 수 있도록 작성해 줍시다. 그러니 의미가 통하는 다른 단어 대신, 꼭 attached로 작성해 주세요.
여기까지 영어 이메일을 작성할 때 저지르기 쉬운 세 가지 실수를 정리해 보았습니다. 위 내용이 앞으로 더 나은 메일을 작성하는 데 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.
원문: 소미영어
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